Datenschutzerklärung

Stand: 7. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in NiiRo Tax (tax.niiro.ai) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

2. Ihre Rolle und unsere Rolle

Für Ihre Konto-, Anmelde- und Nutzungsdaten sind wir Verantwortlicher. Für die Daten, die Sie in NiiRo Tax über Ihre eigenen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner eingeben oder aus Belegen auslesen lassen, sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Was dafür gilt, steht in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Die folgende Aufstellung ist aus dem Datenbankschema der Anwendung abgeleitet, nicht aus einer gepflegten Liste. Verarbeitet wird nur, was Sie eingeben oder hochladen.

• Konto- und Anmeldedaten: E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort wird ausschließlich bei unserem Datenbank-Anbieter geprüft und liegt uns nicht im Klartext vor. Ein anderer Anmeldeweg (z. B. Anmeldung über ein soziales Netzwerk) besteht nicht.
• Unternehmensstammdaten: Firmenname, Steuernummer, USt-IdNr., Anschrift, Beginn des Wirtschaftsjahres, gewählter Kontenrahmen.
• Buchungsdaten: Datum, Beschreibung, Konto, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag, Steuersatz, Kategorie, Buchungs- und Stornozeitpunkt sowie der Stornogrund.
• Belege: die hochgeladene Datei selbst (in einem privaten Dateispeicher), dazu Dateiname, Dateityp, Größe und Zeitpunkt des Uploads. Wird ein Beleg maschinell ausgelesen, kommen die daraus vorgeschlagenen Werte hinzu: Belegnummer, Belegdatum, Lieferantenname, Beträge, Steuersatz, Konto und Kategorie samt einer Angabe zur Zuverlässigkeit der Erkennung.
• Kontoauszüge (nur wenn Sie sie importieren): Zweck ist allein, Zahlungen Ihren Buchungen und Belegen zuzuordnen. Aus der hochgeladenen Datei (camt, MT940, Norma 43, CSV, Excel-Tabelle oder PayPal-CSV, mit eingeschaltetem KI-Import auch PDF oder Foto) übernehmen wir je Bewegung Datum, Betrag, Währung, Name der Gegenpartei, Verwendungszweck und Bankreferenzen, dazu je Auszug Zeitraum und Salden. Die Datei selbst wird nicht gespeichert. Ohne KI-Import erhält sie kein weiterer Dienst: Sie wird auf unserem Server gelesen, die Bewegungen liegen nur in unserer Datenbank (Abschnitt 6, Supabase). Mit eingeschaltetem KI-Import geht eine Datei, die nur die KI lesen kann, an Anthropic (Abschnitt 5). IBANs speichern wir nicht im Klartext, sondern als Prüfwert (ein mit der Kennung Ihres Unternehmens gebildeter Hash): Das ist eine Pseudonymisierung, keine Anonymisierung. Angezeigt werden IBANs überall nur gekürzt (letzte vier Zeichen). Private Bewegungen eines gemischt genutzten Kontos können Sie ignorieren und dabei Name, IBAN-Prüfwert, Verwendungszweck und Referenzen endgültig aus der Bewegung entfernen lassen. Datum und Betrag bleiben für die Saldenprüfung erhalten, ebenso ein Prüfwert der Bewegung, damit ein erneuter Import sie nicht noch einmal anlegt. Dieser Prüfwert der Bewegung ist ein Hash, je nach Format gebildet unter anderem aus Datum, Betrag, Name der Gegenpartei, IBAN der Gegenpartei (bei camt und MT940), Verwendungszweck und Bankreferenzen. Er lässt sich daher auch über die IBAN der Gegenpartei zuordnen: Auch er ist pseudonymisiert, nicht anonymisiert. Bei Bewegungen, die die KI gelesen hat, bilden ihn nur Datum, Betrag und Währung; zu jeder solchen Bewegung speichern wir, ob die KI sie gelesen oder ob Sie sie vor der Übernahme korrigiert haben. Buchungen, die Sie aus einer Bewegung angelegt haben, behalten ihre eigene Beschreibung: Sie sind Geschäftsunterlagen und werden dabei nicht mit entfernt.
• KI-Import für Kontoauszüge (nur wenn Sie ihn einschalten): je Unternehmen, ob er eingeschaltet ist, der Zeitpunkt Ihrer Zustimmung und die Fassung des Hinweises, den Sie bestätigt haben; dazu je Tag ein Zähler der Auslesungen und der dabei verbrauchten Rechenmenge des Anbieters (Tokens), ohne Inhalte der Dateien.
• Anlagevermögen: Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode, Restwert.
• Steuerliche Meldungen: Umsatzsteuer-Voranmeldungen mit Zeitraum und Beträgen; für die spanische Einkommensteuer zusätzlich Veranlagungsjahr, Vertrags- und Aufenthaltsprofil, autonome Gemeinschaft, Veranlagungsart, Altersgruppe, persönlich-familiärer Status sowie weitere Einkünfte, Abzüge und geleistete Vorauszahlungen.
• Fahrtenbuch (nur wenn Sie es nutzen): Fahrzeugbezeichnung und amtliches Kennzeichen, gespeicherte Start-Anschriften samt Geokoordinaten, selbst angelegte Fahrtzwecke sowie je Fahrt Datum, Kilometerstände, gefahrene Kilometer, Ziel mit Geokoordinaten, die ermittelte Route, Uhrzeiten, Dauer, Fahrtart und Notizen. Das sind Standort- und Bewegungsdaten; sie sagen aus, wann Sie wo waren.
• Abrechnungsdaten: Kunden- und Abonnement-Kennung unseres Zahlungsdienstleisters, gewählter Tarif, Status und laufende Abrechnungsperiode. Kartendaten werden auf unseren Systemen nicht verarbeitet.
• Protokolldaten: ein Änderungsprotokoll über buchungsrelevante Vorgänge mit Zeitpunkt, Nutzerkennung, Art der Änderung sowie dem Zustand davor und danach. Dieses Protokoll ist technisch gegen Änderung und Löschung gesperrt — das ist der Zweck einer ordnungsmäßigen Buchführung und zugleich der Grund, warum ein hartes Löschen Ihres Kontos nicht möglich ist (Abschnitt 7).
• Technische Übergabedaten: wenn Sie NiiRo Tax aus Crewmate oder Picmate heraus öffnen, ein kurzlebiger Prüfwert des Einmal-Tokens, die Herkunfts-App, Ihre dortige Nutzerkennung und der Ablaufzeitpunkt.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Anwendung (Konto, Buchführung, Belege, Kontoauszug-Import, Meldungen, Fahrtenbuch) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).
• Abrechnung des Abonnements — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Aufbewahrung buchhalterischer Daten — Ihre Buchführung (Buchungen, Belege, Angaben Ihrer Unternehmen) verarbeiten wir als Ihr Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung). Die Aufbewahrungspflichten des Steuer- und Handelsrechts treffen Sie als Buchführungspflichtigen; wir bewahren die Daten auf Ihre Weisung auf und sperren sie dafür gegen Änderung und Löschung. Unsere eigenen Abrechnungsunterlagen zu Ihrem Abonnement bewahren wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO auf (eigene rechtliche Verpflichtung).
• Änderungsprotokoll, Missbrauchsbegrenzung, Sicherheit des Betriebs — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Betriebssicherheit).
• Maschinelles Auslesen und Übersetzen hochgeladener Belege — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Funktion läuft nur, wenn Sie sie auslösen.
• Auslesen von Kontoauszügen mit KI (nur bei eingeschaltetem KI-Import) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags); die Funktion ist standardmäßig aus und läuft nur, wenn Sie sie für Ihr Unternehmen einschalten und eine Datei damit lesen lassen. Für die Daten Dritter im Auszug sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2).

5. Maschinelles Auslesen von Belegen und Kontoauszügen

Wenn Sie einen Beleg auslesen oder ein PDF übersetzen lassen, wird die vollständige Datei — das PDF beziehungsweise das Bild, nicht nur ein Textauszug — an Anthropic übermittelt und dort verarbeitet. Dabei gehen alle im Beleg enthaltenen Angaben mit, also auch Namen, Anschriften, Beträge und gegebenenfalls Bankverbindungen. Ohne diese Übermittlung ist die Funktion nicht möglich; sie läuft ausschließlich auf Ihre Auslösung hin und niemals im Hintergrund.

6. Empfänger

Die folgende Liste ist aus den Diensten abgeleitet, die die Anwendung tatsächlich aufruft. Andere Empfänger gibt es nicht.

• Supabase — Datenhaltung, Authentifizierung und Dateispeicher. Verarbeitet alle in Abschnitt 3 genannten Daten. Region des Projekts: eu-central-2 (EU).
• Vercel — Hosting und Auslieferung der Anwendung. Verarbeitet Verbindungsdaten und die zur Laufzeit übermittelten Inhalte.
• Stripe — Abwicklung des Abonnements.
• Anthropic (Anthropic PBC, USA) — maschinelles Auslesen hochgeladener Belege und Übersetzung von PDFs sowie Auslesen von Kontoauszügen, nur bei eingeschaltetem KI-Import (Abschnitt 5).
• Google (Maps) — Geokodierung und Entfernungsermittlung im Fahrtenbuch, sofern ein Google-Schlüssel konfiguriert ist. Übermittelt werden der eingegebene Adresstext beziehungsweise Start und Ziel einer Fahrt, ohne Ihren Namen.

Keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste sind eingebunden; die Anwendung enthält kein entsprechendes Werkzeug. Schriften werden von unserer eigenen Domain ausgeliefert, es findet also kein Abruf bei einem Schriftanbieter durch Ihren Browser statt.

7. Cookies und lokale Speicherung

Gesetzt werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für Ihre Anmeldung (Sitzung und Erneuerung der Sitzung) sowie eine lokale Speicherung Ihrer Sprachwahl und, wenn Sie eine CSV-Datei Ihrer Bank importieren, der von Ihnen bestätigten Spaltenzuordnung (nur die Spaltenpositionen, keine Inhalte der Datei). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, und ein Zustimmungsbanner gibt es deshalb nicht.

8. Speicherdauer und was „Konto löschen“ wirklich tut

Buchhaltungsdaten unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Sie trifft Sie als Buchführungspflichtigen, nicht uns; wir bewahren Ihre Buchführung als Auftragsverarbeiter auf Ihre Weisung auf (Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung). Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt solche Daten vom Recht auf Löschung aus. Welche Frist gilt, richtet sich nach dem für Sie geltenden Steuer- und Handelsrecht:

• Deutschland: 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
• Spanien: mindestens bis zur Verjährung der Steueransprüche, 4 Jahre ab dem Ende der jeweiligen Erklärungsfrist (Art. 66, 67 und 70 Ley General Tributaria); soweit der Código de Comercio gilt (für Kaufleute im Sinne des Handelsrechts, nicht ohne Weiteres für Selbständige mit künstlerischer Tätigkeit), 6 Jahre für Bücher, Korrespondenz und Belege ab der letzten Eintragung in den Büchern (Art. 30 Código de Comercio).

Die Löschfunktion im Konto tut deshalb Folgendes, und sie tut es vollständig: Ihre Unternehmen werden ausgeblendet, ein laufendes Abonnement wird zum Ende der bezahlten Periode gekündigt, Ihre E-Mail-Adresse wird durch eine dauerhaft unzustellbare Adresse ersetzt, die Metadaten werden geleert, das Passwort wird durch einen Zufallswert ersetzt und das Login wird dauerhaft gesperrt – für alle NiiRo-Apps, die dieselbe Anmeldung nutzen. Der Zugang endet damit. Die Buchungsdaten selbst (Buchungen, Belege und die Angaben Ihrer Unternehmen wie Name, Steuernummer und Anschrift) bleiben für die Dauer der Aufbewahrungspflicht bestehen. Sie sind danach pseudonymisiert, nicht anonymisiert: Die Unternehmensangaben können Sie weiterhin bezeichnen, etwa als Einzelunternehmer.

Nutzen Sie dieselbe Anmeldung auch für crewmate oder eine andere NiiRo-App, endet nur NiiRo Tax: ausgeblendet werden nur Unternehmen, die ausschließlich in NiiRo Tax genutzt werden, und ein laufendes NiiRo-Tax-Abonnement wird zum Ende der bezahlten Periode gekündigt. E-Mail-Adresse, Passwort und Zugang bleiben dann unverändert, ebenso die Unternehmen und Daten, die Sie in den anderen Apps nutzen; die Seite nennt Ihnen vor der Bestätigung, welcher der beiden Fälle vorliegt.

Zur Bestätigung müssen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse eingeben; ein bloßer Klick löst diesen Vorgang nicht aus.

9. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in ein Drittland findet statt, soweit die in Abschnitt 6 genannten Empfänger außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeiten. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach den jeweils geltenden Verträgen des Anbieters (Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder eine sonstige Garantie nach Kapitel V DSGVO). Eine pauschale Zusage zu Standardvertragsklauseln oder EU-Datenresidenz wird hier ausdrücklich nicht gegeben; sie wäre ohne Prüfung der konkreten Anbieter-Konfiguration nicht belegbar.

10. Sicherheit der Verarbeitung

Der Zugriff auf die Daten ist auf Datenbankebene abgesichert: auf allen 56 Tabellen von NiiRo Tax ist Row Level Security aktiviert, 54 davon führen mindestens eine Zugriffsregel; die übrigen zwei sind ohne Regel und damit für angemeldete Nutzer vollständig gesperrt — sie werden nur serverseitig geschrieben. Eine neue Tabelle ohne Regel führt damit zu keinem Zugriff, nicht zu einem offenen. Das Änderungsprotokoll ist gegen Änderung und Löschung gesperrt. Belege liegen in einem privaten Dateispeicher und sind nicht über eine öffentliche Adresse abrufbar.

Nicht zugesagt wird eine Verschlüsselung einzelner Feldinhalte auf Anwendungsebene über die Transport- und Speicherverschlüsselung des Anbieters hinaus, ein zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem und ein Pseudonymisierungsverfahren für Bestandsdaten. Wo eine Maßnahme nicht umgesetzt ist, steht sie hier nicht.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an info@niiro.ai. Die Grenze des Löschrechts ist die Aufbewahrungspflicht aus Abschnitt 8.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, Spanien. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes wenden.

13. Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich, welche Daten verarbeitet werden oder wer sie erhält, wird diese Erklärung angepasst. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.